企業該如何進行股務管理？股務自辦比較好，還是找股務代理好？

「掌握並打造良好的投資人關係，是每間合資公司必修的課題，一間公司從成立、募資到上市，其中股務管理是經常被忽略的議題，但是魔鬼藏在細節裡，股務跟財務會計一樣重要，除非一人獨資公司，每間合資公司一成立就應該確實做好股務管理，以掌握股權規劃。」StockTime 資深顧問王耀仟表示。

公司如果將來有上市櫃計畫或是已撤銷上市櫃或公發計畫，該如何進行股務管理？股務自辦好？還是找股務代理好？圓祐資訊資深顧問王耀仟表示，「股務自辦是掌握並打造良好的投資人關係的第一步，股代只能幫你執行事務性的工作，不能幫你建立投資人關係。」股務自辦的好處不只是建立投資人關係，還包括：
1. 股務自辦能降低營運成本，委由股務機構代辦除每月的基本費外，另外加上報表及專案處理費，所費不貲！
2. 提升股務人員專業度，未來公開發行及上市上櫃時，提高對股東的服務品質，打造良好的投資人關係。
3. 如果上市櫃的時程若不確定，前期做好上市櫃前的股務管理，可與股代無縫接軌。
4. 股務自辦可第一時間掌控股權異動，不容易因為未來公開發行及上市櫃公開買賣，產生所有權與經營權的紛爭。

5.股務自辦最大的好處是股東資料在自己的手中，股東關係自己掌控，搭配StockTime雲端股務管理系統，提高作業效率及資料的準確度。

為什麼需要股務代理？

• 股務是什麼？根據金管會定義包含：辦理股東開戶、股票過戶、質權設定與解除、辦理召開股東會、處理股利發放、股票委外印製、處理股東查詢與政府機關規定相關股務事項等事務。
  
  
• 選擇股務代理的原因？依證券交易所及證券櫃檯買賣中心101年12月28日公告修正之規定，自102年1月2日起掛牌之上市（櫃）公司，股務事務皆應委外辦理，不得收回自行辦理、申請登錄為興櫃之公司，股務事務應委外辦理，且已委外辦理股務者，不得收回自辦。因此，公司之股務事務已委外辦理者，如欲變更為自行辦理，僅限於101年12月31日前已上市（櫃）之公司。因此，102年1月2日起掛牌之上市（櫃）的公司，為唯一必須股務代辦的原因。此外，股務事務細瑣繁雜、培養股務人員成本高、法令時時更改，股務人員缺乏專業性及敏感度等，也是企業選擇股務代辦的考量。

股務代理有哪些機構？

可以辦理股務代理業務的機構有綜合證券商及依法得受託辦理股務業務之銀行及信託業。

股務代理費用如何計算？

股務代理費用包含基本費(每月大約5,000元)以及上市櫃後隨著股東人數增加，另加收級距費；此為按月計價的基本費。報表產出及股東會招開等專案費用等另計。

股務代理的優點

委由股務代理最大的優點就是節省事務性工作的人力，另外股代也可以提供法令及股務作業的專業諮詢。

股務代理的缺點

1.管理成本增加：股代費用包含基本費、專案費、報表等。使用股務代理服務通常會產生月費以外的額外成本，例如郵寄文件、會議安排等，營運預算不容易掌握。使用StockTime系統，內建三大電子通知功能，包含: 股東會開會通知書、持股證明、股利發放通知書，降低企業與股東資訊傳遞的成本達50%。

2.溝通成本增加：雖然股務代理公司負責處理股東通訊，但可能存在溝通問題，導致訊息傳遞不及時或不準確，因為代理公司可能會按照其標準程序執行工作，這可能影響公司與股東之間的關係，也可能使公司在一些決策上失去靈活性。

3.失去對股權異動直接的掌控權：使用股務代理可能導致公司失去對股東股權異動的直接掌控權，無法第一時間掌控股權異動。

4.服務品質可能有差異：不同的股務代理公司可能提供不同的服務品質。某些公司可能因效率不高、客戶服務不佳或出錯等風險而導致股東服務滿意度低；例如：股東詢問繼承、贈與、稅務等問題，不一定能馬上給予股東最佳的建議方案。

5.失去直接與股東互動的機會：公司失去直接處理股東事務的機會，這可能導致公司與股東之間的互動機會減少，從而失去了解股東期望和關切問題的機會。

6.資料不在公司內部，資料安全有疑慮，容易在資料儲存、傳輸、異動過程中外洩。StockTime雲端股務管理系統雖然資料在雲端，經過授權新增的使用者才可查詢修正資料，包含圓祐資訊的開發工程師，也無法取得客戶的資料。

魔鬼藏在細節裡，股務跟財務會計一樣重要

除非是一人獨資公司，每間合資公司一成立就要確實做好股務管理；一間公司從成立、募資到上市，其中股東及股權管理是經常被忽略的議題，也因此產生所有權與經營權的紛爭；股務自辦對於將來有上市櫃計畫的公司而言，是最佳的股務管理之道。

股務自辦作業雖然繁雜，但一套好的股務系統將股務作業標準化，系統化記錄股東及股權資資料，這是股務自辦成功的第一步；即使股務管理已委託股代了，仍可藉由專業完善的股務系統，辦理一場成功的股東會，包含會前模擬配票，會中統計出席權數及董監改選計票，會後提出正確報表供主管機關備查。

總結

圓祐資訊擁有超過二十年以上的股務軟體設計及資訊服務經驗，至今服務逾兩百家指標企業，提供全方位股務管理服務，包含：StockTime雲端股務管理系統、股票印刷、教育訓練、資深顧問等全方位服務管理服務，協助企業清楚掌握股務資料，與股東互動零距離，是值得信賴的股務管理專家。不僅僅提供股務作業標準化系統，更提供專業的顧問諮詢，以及數年的股務經驗，協助公司股務自辦，提高效率並降低成本，也藉此提高公司的信譽。