自辦股務遇到最大的問題是什麼?股務自辦管理不可不知的股務作業重點!


股務是什麼?股務處理準則又是什麼?為什麼要做股務管理?處理股務需要注意什麼事情?什麼樣的公司需要編制股務人員?要選擇股務自辦還是股務代理?若是股務自辦,資深股務人員因為比較了解公司股務資料架構,導致工作無法取代,一旦離職或退休,會使得工作交接困難,有沒有其他的方式可以解決這個問題呢?以上這些問題皆為公司老闆與股務人員處理股務時,可以思考的面相;圓祐資訊超過二十年股務經驗的資深股務專家來為你一一解答,同時也為您採訪企業資深股務人,企業為何選擇股務自辦。


股務是什麼?

股務定義

根據金管會訂定之「公開發行股票公司股務處理準則」第 2 條的定義包含以下事務:

  1. 辦理股東之開戶、股東基本資料變更等事務。
  2. 辦理股票之過戶、質權設定、質權解除、掛失、掛失撤銷等之異動登記, 以及股票之合併與分割作業。
  3. 辦理召開股東會之事項。
  4. 辦理現金股利與股票股利之發放事務。
  5. 辦理現金增資股票之事務。
  6. 處理有關股票委外印製事項。
  7. 處理股東查詢或政府機關規定之相關股務事項。
  8. 其他經金融監督管理委員會(以下簡稱本會)核准之股務事項。

以上為金管會訂定之處理準則。

股務組成元素

根據金管會訂定之處理準則,可以將股務管理之處理事項拆解出六項元素,如下:

  • 股東
  • 股票
  • 股東會
  • 股利
  • 政府機關
  • 金管會

股務工作皆是由這六項元素發展而成。

以股東為例,股務須處理的即為協助股東辦理開戶、基本資料變更等事務。

以股利為例,股務須處理的即為協助發放現金股利與股票股利等相關事務。

因此,當要判斷一件事情是否屬於股務範疇之時,可以先依照這六個元素判斷,若是工作項目包含到這六個元素,即有很大的機會屬於股務範疇,那就得好好了解該如何辦理。

股務核心概念

根據上述定義及元素組成,股務之核心概念為「確實詳盡整理股東個資,並透過股票紀錄股東股權的變動,將公司營運和管理的權利與義務,根據股權做合法公平的處理等相關事項。」

根據此核心,以下拆解成三個面向,提供各面向的重點整理。


股務管理需要知道的重點

法律面

在法律面中,處理股務最重要的即是法令不斷變更,因此需要時時查詢法律相關等網站如,全國法規資料庫即時公司法解釋最新證券法令函釋證券暨期貨法令判解查詢經濟部商工行政法規。股務人員需時時確認法令是否更改,並隨著法令處理股務等相關事項。

公司面

在公司面中,處理股務最重要的即是舉辦股東會,舉辦股東會需要熟悉整個股東清冊。另外,召集股東們參與股東會最為痛苦,要配合股東們的時間,若人數太少也無法辦成。最後,對股務人員來說,投票選舉屬於最麻煩的部分,在投票前需要了解股東們之間的關係,在投票中時需要忙於發送投票單,在投票後需要整理即時的總票數,協助老闆知道投票的結論為何。

資料面

在資料面中,處理股務最重要的即是確認股東資料無誤。股東資料時時改變,像是換地址、股東過世、贈與股票等等,都會改變資料,因此股務人員需要時時確認資料是否正確無誤,若資料有誤,即無法公平有效地處理公司營運和管理之權利與義務。

了解股務的重點後,股務又該如何開始做?自辦與代辦的差別又在何處?


股務
管理該如何開始?

自辦、代辦有何差異

  • 依據工作人力而言,自辦與代辦的差別在於處理股務之工作人員屬於哪家公司。
  • 依據資料面而言,自辦與代辦的差別在於資料是否儲存於自家系統內,以及是否能直接從自家系統取得資料。

上述聽起來就像是字面上的意義,但更往深入一層思考,其中包含很多面向,我們就人力、市場、成本、資料等面向來探討。

人力面

  • 如果是股務自辦,公司需要花時間與金錢培養自家股務人才。但股務代理公司本身有一定的專業度,可以降低人才養成的成本。如果用Excel進行股務自辦管理,每個股務人員做的 Excel 表格架構都不同,工作交接上都會產生溝通成本。除此之外,若有新進的股務人員,得重新學習公司的股務架構,也要重新熟悉此公司之歷史資料,導致新的股務人員難以解決股務問題。另外,也延伸新的問題使得資深股務人員難以離開公司股務職位,因為只有他知道所有的資訊。因此,搭配股務系統標準化紀錄資料是企業股務自辦非常必要的。

專業面

  • 股務自辦若專業度不足,容易出錯,因此要搭配專業顧問服務。股務代理公司則站在第三方的角度,協助處理股務,提供專業的諮詢與幫助。

成本面

  • 股務代理公司較為麻煩,無法好好估算每年度的股務成本,因股務代理之計價方式為三種。
    依照公司規模計算股務代理之費用,規模越大費用越高。
    依照專案類型計價費用,舉例來說,今年若要辦三場股東會,則這三場為分開計價。
    依照單次報表費用計價,若是公司股務交給代理公司,公司臨時需要報表,則會單次計價。

因此,每年會做的專案以及看報表的次數不盡相同,也不好估算股務成本。另外,這背後的隱藏問題是溝通成本,因股務資料不在自家公司,會導致公司與股東之間的問題需要與股務代理公司來回溝通,這也會是一大困擾。

資料面

  • 自辦股務會將股務資料管理在自己的系統內,不會讓資料外傳,但股務代理則是將資料保存在第三方公司,從資料安全的面向來看,在資料處理、資料傳輸、資料儲存都會有不夠嚴謹之疑慮。
  • 因股務資料不在自家公司內,資料更新與查詢不夠即時,使得股務人員不容易與股東互動,就無法清楚掌握股權。

以上為各位企業主們就能輕鬆比較股務代理與自辦股務的差別,對企業主來說,代辦並不是最為方便的選擇,那要選擇自辦股務的話,會遇上哪些問題?以下將整理出自辦股務會遇到最大的問題。


自辦股務遇到最大的問題是?

  • 股東會

如同公司面的重點,股務處理其中最大的問題即是舉辦股東大會。從籌辦前需要確認每位股東的資料是否正確外,開始籌備後還要找場地、安排時間等等繁雜事項,最後敲定後還不一定舉辦成功,因為最後可能因人數不夠而改變日期,一切就得再次重來。

  • 資料遺失

若是股東資料遺失,因股東人數過多,或是股東資料太過繁雜而沒有即時發現。或是發現後無法聯絡到股東,導致資料一直無法補充完整,這也會造成股務人員感到莫大的困擾。

  • 資料更改

股務人員平時工作量繁重,要時時關注法令是否更改,也要時時面對股東更改資料的狀況。若一天有十位股東更改資料,股票、股權等等的資料處理都需要再次調整,也會大大增加股務人員的工作量。

  • 資料架構不一

每個人做的股務資料架構不同,如果用 Excel 架構資料,那每個股務人員在交接時,都需要時間溝通。如果資料架構不統一,那在未來交易資料越來越複雜時,要回顧過去不同年份的歷史資料就會變得困難。

  • 稅務申報

股東投資公司,就是為了獲利,而投資獲利相對產生稅務資料的申報,國稅局的申報格式和申報軟體,經常會更新,在申報期之前如何收集最新的申報檔規格,快速學習申報軟體的操作,讓申報作業順利。

依據上述的內容,股務自辦似乎非常困難,但其實這些問題都是可以透過特定的方式與技巧成功克服,以下將分享一段業主案例,讓企業主與股務人員知道其他業主是如何自辦股務、成功自辦股務的業主是怎麼看待股務代理與自辦股務,以及圓祐資訊在其中扮演什麼樣的角色。

股務自辦成功案例 -企業資深股務人訪談

「股務跟財務會計一樣重要,除了一人獨資公司每間公司一成立就要確實做到股務管理。」,超過二十年股務經驗的資深股務人員表示。

股務自辦對企業的好處?

  • 股務管理與公司的經營權及股東權益有關,股務管理如同財務會計一樣重要,公司一成立就要確實管理;對於想要掌握股權規劃的公司來說,非常建議採股務自辦。股務委託股代管理最大的問題就是股東資料更新不即時,股務作業不同於其他的行政作業,企業如果無法清楚掌握股務資料,不容易與股東互動,就無法清楚掌握股權。

為何企業需要股務系統而非excel紀錄?

  • 股務資料除了統計股東的財產外,股東透過甚麼管道成為股東,是贈與、繼承或一般買賣等,都要詳實記錄清楚,以備主管機關查詢。股東歷史資料如何完整保存,這是excel軟體無法做到的。一般來說,股東只要超過10人(我服務的公司股東超過1000人)或開始有外部股東,就建議使用股務系統,股務系統可以幫助股務作業標準化,使企業更有效的管理股東關係,確保股權記錄的正確性,提供股東更好的服務,並確保合乎法規。股務系統有助於簡化並正確執行股務工作,節省時間和資源,同時確保股東權益。有系統輔助將更完美順利執行的十項股務工作,我們來看看系統提供哪些作業細節。還在使用Excel執行股務作業嗎?採用StockTime雲端股務管理系統完整記錄細節know how,把股務工作做到精益求精。了解StockTime價格方案免費註冊試用系統

圓祐資訊的服務對自辦股務帶來的幫助?

圓祐資訊的服務對股務自辦的公司很重要,可以補足我們股務人員最薄弱的地方,補足我們專業能力的不足。

系統面

  • 一般財會系統不是非常好用,但是圓祐的股務系統非常的好用,主要原因是開發人員懂得股務,領先的軟實力,將法務及稅務實現在系統裡,所以可以開發出一套符合需求的軟體系統,而且是與時俱進的系統,法條變更系統就變更,速度非常快。
  • 在沒有股代輔助下,圓祐的股務管理系統協助我們辦理股東會,特別是自動配票(對我們來說是防呆機制)、股東會報到等以及年度國稅局申報系統遠端就更新軟體。股利的扣繳憑單比較特別,稅款結算無法使用公司既有的會計軟體,因此股務申報系統獨立於財會系統反而可以減化loading,這套股務管理系統對於一般公開發行的公司就非常夠用了。

顧問面

  • 圓祐的資深顧問也是圓祐提供股務管理解決方案最重要的一環,資深顧問對於股務的邏輯與運作程序有一定的經驗,遇到股務上有爭議的事情,請教顧問就可以迎刃而解。

圓祐資訊資深顧問王耀仟也舉實例分享股務的實務經驗,企業主詢問:「兒子跟爸爸買股票,股票售價該如何定價」。王耀仟則根據過往經驗提出了該如何解決這個問題的流程,「根據國稅局的定義,兒子跟爸爸買股票屬於贈與,所以要先準備好現金流,讓贈與稅可以改變成證交稅,替業主降低成本。解決了稅收的問題後,才能討論股票之定價該如何決定。」


總結

股務自辦很麻煩,每年都法令時常更改,召募新血時又要重新設計交接訓練課程,又或是每個人做的資料架構不同,導致溝通成本提高。但,股務代理有價格高昂、不好估算、有資料安全的疑慮、溝通困難等問題,StockTime 即是替股務自辦的公司,尋找另外的解方,StockTime 提供股務系統、資深顧問、教育訓練等全方位的股務管理解決方案,協助公司找到另一條效益較高的道路。

分享:

推薦文章

×
關閉
阿圓

我是阿圓 股務問題隨時問我!

感謝您訂閱電子報

您的電子信箱已被成功新增,您將收到獨家優惠、新品資訊以及更多訊息。