未上市櫃公司股務自辦好處多!股務自辦成本怎麼預估?股務自辦管理的問題與解答


未上市櫃公司股務自辦好處多!

股務作業看似繁雜再加上法令時常更新,因此不少未上市櫃企業對股務自辦產生怯步,但是,交給股務代理機構代辦真的比較好嗎?首先是成本考量,股務管理交給股代機構委託除了管理費用外,需要任何作業或報表都要負擔額外成本,所費不貲;再者委外管理也等於是將股權異動等機密資料掌握於外部機構手中,資料外洩的風險高,股東股權等資料異動無法即時提供;企業無法清楚掌握股務資料,不容易與股東互動,更無法清楚掌握股東的投資動向。

其實未上市櫃企業股務自辦管理最大的好處就是企業可清楚掌握股務資料,對股權發生異動有一定的敏感度同時自行培養具股務作業專業知識的人才,如此能對股東提供高品質的服務,取得股東的信賴,與股東互動零距離;掌握股東動向及股權結構,也有助於公司治理。

 

股務作業是有季節性的,什麼時候要做什麼事情,基本上蠻固定的,選擇一套好的股務系統來輔助,不但提升作業效率,如果系統廠商可提供專業諮詢顧問及定期的教育訓練,實際上中小企業甚至不需聘任全職的股務管理人員,只需半個營運管理或財務單位的人力進行股東股權資料的更新,就能做好股務自辦管理;股務自辦還可以降低企業營運成本。

未上市櫃公司股務自辦的好處整理如下

  1. 1.節省外包成本:不需要支付外部服務提供商的費用,通常可以節省大量費用。
  2. 2.了解股東需求:股東關係可以讓公司更加深入地了解股東的需求和期望,進而提高與股東的溝通效率。
  3. 3.提高溝通效率:公司可以直接掌握訊息和數據,並且可以更快速地回應股東的諮詢。
  4. 4.增強信任感:股東關係管理可以提高公司與股東之間的透明度,進而增強股東對公司的信任。
  5. 5.彈性做出決策:股東關係管理可以更為彈性地因應公司的需求和變化,並且能夠更快速地作出決策。
  6. 6.提升專業形象:股務作業與公司法和稅法有關,股務自辦有助於了解相關法令,即時服務股東
  7. 7.多元運用股東資源:股東資料庫掌握在公司,可視需求在股東同意的條件下,開發股東的資源,幫助公司經營。
  8. 8.建立管理流程:建立符合各階段所需管理流程(未公開發行、計畫公開發行、公開發行)


還再用Excel處理股務資料嗎?

人工作業管理股務,資料維護不易且易發生錯誤無法及時查覺,如增資、除息、除權、股東會議、股利發放作業容易產生錯誤;在時效上無法處理大量中文報表,無法即時獲得各式的統計分析報告,無法整合媒體資料申報,資料保密性較差,不但曠日費時,當公司內部人員異動時,工作也不易交接。


股務自辦看過來

StockTime 建議股務自辦的公司首先要告別傳統的Excel檔紀錄資料,選擇一套好的股務系統,最重要還要再加上專業諮詢顧問及定期的教育訓練,能帶您從變動的股務法令及看似繁雜的工作理出頭緒,既能減低委外作業的風險,又可提升股務管理的運作效率。

企業為何需要股務系統? 股務系統能夠使企業更有效的管理股東關係,確保股權記錄的正確性,提供股東更好的服務,並確保合乎法規。股務系統有助於簡化並正確執行股務工作,節省時間和資源,同時確保股東權益。有系統輔助將更完美順利執行的十項股務工作,我們來看看系統提供哪些作業細節。還在使用Excel執行股務作業嗎?採用StockTime雲端股務管理系統完整記錄細節know how,把股務工作做到精益求精。了解StockTime價格方案免費註冊試用系統


股務系統如何選擇?

  • 可迅速、正確、即時獲得股東股票的最新資料。
  • 可隨時列印各式的統計分析報表。
  • 可隨時由電腦、手機、平板等裝置,查詢董監事持有股數增減變化。
  • 可隨時由電腦、手機、平板等裝置,查詢股東、股票詳細資料及股東持有股數的狀況。
  • 當股票過戶、質押、掛失、補發時,可加強對股票的管理及立即追查、補正以避免偽造股票進入。
  • 增資、除息、除權、股東會議、股利發放等作業,可省時省力、迅速確實。
  • 以各類媒體資料申報,省時省力又正確。
  • 定期更新,即時因應更新法令或申報格式變更。
  • 雲端系統無須自建昂貴的系統設備。
  • 金融機構同等級的資安防護規格,機密資料不外洩。
  • 結合系統、顧問、法令講座的全方位股務管理解決方案


股務自辦管理的問題與解答

問題一:導入股務管理系統需要甚麼規格的電腦設備?

StockTime 雲端股務管理系統 無須額外花費硬體建置費用,適用於IE、Chrome、Firefox等多種瀏覽器,操作人員可於手機、平板、筆記型電腦、桌上型電腦、Mac 等設備登入系統後就可以使用。

問題二:股務自辦需要招募哪方面的人員?

股務人員平時的工作是什麼?根據目前市場人力需求與主管機關的定義,股務人員的工作可以略分為兩大類,分別是處理股東與董事等相關事項、處理法務與法規等相關事項。大型企業或股東超過200人以上的企業,建議聘任專職的股務管理人員,一般中小企業不需聘任全職的股務管理人員,營運管理或財務單位的人力抽出部份時間搭配StockTime 雲端股務管理系統,進行股東股權資料的維護與查詢,就能做好股務自辦管理。

問題三:股務自辦成本怎麼預估?

股務自辦成本大概分幾大項,系統費用、事務費用及人事成本,採用StockTime 雲端股務管理系統非常經濟實惠,以股東人數300人為例一個月系統費用不到新台幣2,000元起,且內建三大電子通知功能,包含: 股東會開會通知書、持股證明、股利發放通知書,降低企業與股東資訊傳遞的成本達50%,更能節省股務管理成本。關於人事成本,非股東會期間只需半個財會人力兼任股務,股東會籌備期間才需一個人力投入,故一般中小企業非專任股務人員的人事成本一年約佔一個人事費用的40%。

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阿圓

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