股東的資料要確實記錄並系統化管理 而且股東關係要自己經營,讓股東成為企業的寶藏

作者:股東關係管理顧問 圓祐資訊副總經理王耀仟

如果一間公司找不到股東會有多麻煩嗎?公司每年都要開股東會,開會的時侯要表決重大議題,選舉/解任董事或監察人,這時股東的出席率與贊成比例很重要;另外,配股/配息時,如果找不到股東,股利發不出去,一直掛在帳上,是不是很麻煩?如果,公司要做現金增資,根據法令,原股東有優先認股的權利,如果連絡不到股東或股權不清楚,就有增資失敗的風險;上述這些情況都是平時沒有與股東建立關係可能會造成的影響。

所以保持和股東之間良好的接觸,必要時會讓公司的運作事半功倍;甚至讓股東變身成為公司的超級業務員,舉一個例子,是我親自服務過的客戶,這是一家在中部知名的餐飲企業,擁有許多分店,股東人數大約2百人左右,在我們剛接觸這家公司時,發現他們股東資料沒有統一規格,而且股權計算不正確.有些股東已經長時間沒有連絡,後來因為公司虧損,想要引進新的資金,所以必須先進行減資,呈現出真實的淨值,新資金進來的佔股比才會比較合理。

在實務作業中,當公司減資時,已發行的股票必須全部回收,換發成新的股票,但是在回收舊股票的這個環節,他們公司遇到了困難,因為有不少的股東失聯,打電話找不到人,寄信也沒有回覆,在舊股票沒有回收的狀況下,新股票的簽證也卡關了。造成新股東資金引進沒有著落,最後公司只好結束營業,現在如果上網查詢公司登記狀況目前是破產的。或許這間公司結束營業的原因很多,不會單只是因為收不回舊股票,但是連絡不到股東,有時侯對公司營運規劃真的是會造成重大麻煩。

這個案例還告訴我們幾個重點

•首先,股東關係管理要從資料的標準化開始確定股東資料正確(例如:股東的連絡電話、地址、匯款帳號等等);如果只是用EXCEL隨手輸入,檔案四處存放,就可能有好幾個版本,如果內容都不一樣就麻煩了。

•再來是股票資料正確,每一張股票有股票號碼、股票股數、股票目前持有人,記錄清楚才能知道目前股東擁有多少股權。

•接下來就是要系統化的管理股務資料,有些公司會把資料存到個人的電腦上,或是固定由財務或管理部的人負責股務,但是萬一電腦當機或者是承辦人員離職/休假,資料發生錯誤的機會就會增加,所以建立或選擇一個系統來管理資料,是很重要的,例如我們公司開發的StockTime雲端股務管理系統,就是一個協助企業正確的記錄股務資料的系統。

當我們把股東資料標準化/系統化之後,就應該落實和股東良好接觸,而且開始運用這些資料,為公司創造更多元的價值。再舉一個例子,也是我的客戶「杉林溪森林遊樂區」,這是台灣知名的森林渡假園區,公司設立至今已經快五十年,記得前往園區做客戶服務的時侯,那裡真的是世外桃源,風景優美,空氣清新。這裡不是要介紹旅遊景點,而是「杉林溪森林遊樂區」股東會召開的地點,就在他們的渡假園區裡面。請股東們一邊來開會,同時渡假旅遊,更進一步,園區也提供股東特惠方案,鼓勵他們利用開股東會的機會,把家人、好友、公司同事都找來渡假。我想這裡各位都可以馬上理解到這個做法,不只將股東轉化成客戶,也讓股東成為公司產品服務的推銷員,更是把股東會變成公司產品的推廣活動。

關於股東關係經營股務專家還有以下四點提醒

第一點,股東關係要自己經營。有些公司的股務事務作業可以自己辧理或委由他人辦理,但重點是自己的股東關係要自己維護。

第二點,股東關係管理是一個環環相扣的過程,平日和股東建立良好關係,這樣開股東會/配息/配股/申報主管機關等等這些作業,就能順利進行,輕輕鬆鬆的完成。

第三點,資料先標準化,然後是系統化,接下來就是雲端化,把以前和股東都只能用電話。傳真,書面資料郵寄的互動方式,提升到email、簡訊、視訊等等新的工具,更即時/更環保/更經濟的雙向互動,將更有效率。

最後一點,是與股東互動的靈活運用。為股東和公司建立一個平台,把股東的角色由早期的提供資金的投資人,更進化成公司產品服務消費者與推廣通路,在這個平台上,能夠創造雙贏,甚至多贏。

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阿圓

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